会社の「決まり」をAIに渡すファイル ― 毎回最初に読ませる1枚

AIは、昨日の約束を覚えていない

AIに仕事を頼むと、毎回ほぼ白紙の状態から始まります。昨日「この言葉は使わないで」と言っても、今日の会話ではまた使うことがあります。

人なら、一度言えば覚えてくれます。AIには、毎回同じことを伝え直す必要があります。伝え直すのが社長なら、社長の手間がボトルネックになります。

そこで、会社の決まりを1つのファイルに書き、AIが仕事を始めるときに毎回読むようにします。このページでは、それを「決まりのファイル」と呼びます。

鍵を置かない場所、AIに入力させないもの（パスワードなど）、使わない言葉を書きます。いちばん先に書く部分です。

公開する、送る、消すなど、取り返しのつかない操作を並べます。「何を・どこに・どう変わるかを見せて、『はい』をもらってから行う」と、聞き方まで書きます。

全部を聞かれると、人が確認するだけで1日が終わります。あとで戻せる小さな記録や整理は、聞かずに進めて、終わったあとで1行知らせる、と決めておきます。

必要な情報や権限が足りないときに、AIが推測で埋めないようにします。「何が足りないかを書いて止まる」と書きます。

決まりのファイルは、長ければよいわけではありません。長すぎると、大事な決まりがほかの文に埋もれます。

TOCで見ると、ここでも「全部を守らせよう」とするより、「いちばん効く決まり」を選ぶほうが成果が出ます。目安は100行くらいまでです。仕事ごとの細かい手順は、別の手順書に分けて、決まりのファイルには「この仕事のときはこの手順書を読む」とだけ書きます。

手順書の分け方は「手順書を「スキル」にして呼び出す」のページで説明しています。

最初から完璧な決まりは作れません。AIが失敗した日、迷った日に1行足していきます。

足すときは、決めた日も書いておきます。あとで読み返したときに、「なぜこの決まりがあるのか」が分かるからです。古くなった決まりは、残したままにせず、消すか書き換えます。古い決まりと新しい決まりがぶつかると、AIはどちらに従えばよいか迷います。

AI×TOC研究所の決まりのファイルは、約100行です。AIは仕事を始めるときに、毎回これを読みます。

やってはいけないこと：鍵の値を返事や記録に出さない。パスワードはAIに入力させない。使わない言葉（決まり文句や絵文字）。言いかえる言葉（会社で決めた用語にそろえる）。
人に聞いてから行うこと：公開する、送る、消す、上書きする。1回の「はい」で行うのは、その操作1つだけ。
聞かずに進めてよいこと：記録の表に行を足す、メモや下書きを作る。終わったあとで1行知らせる。2026年10月22日に足した決まりです。
足りないときの動き方：代わりのもので済ませたり、推測で埋めたりせずに止まる。
できたと言う前に：出来上がったものを自分の目で確かめ、何を見て確かめたかを1行書く。

AIに何度も言い直していることを、3つ書き出してください。それが、あなたの会社の決まりのファイルの最初の3行です。

あなたが最近、AIに2回以上言い直したことは何でしょうか。